Out-of-Office bei unregelmässiger Arbeit
Out-of-Office bei unregelmässiger Arbeit: Heute schauen wir uns an, wie wir mit Microsoft Power Automate einen einfachen Arbeitsschritt automatisieren können, welcher aber trotzdem immer wieder die Zeit von Mitarbeitenden beansprucht.
Power Automate (ehemals Microsoft Flow) ist die Low-Code Plattform von Microsoft. Dabei handelt es sich um eine Lösung, mit welcher das IT-Personal, aber auch Mitarbeitende, welche nicht viel Programmiererfahrung haben, ganz einfach, repetitive Prozesse automatisieren können. Ein perfektes Beispiel dafür sind automatische Antworten in Outlook bei Abwesenheiten. Ein Thema, mit welchem wohl jeder vertraut ist. Insbesondere Mitarbeitende, welche nur Teilzeit arbeiten, daher ja auch der Titel des Blogs „Out-of-Office bei unregelmässiger Arbeit“.
Nach jedem einzelnen Arbeitstag die „automatischen Antworten“ manuell zu aktivieren, kann ganz schön mühsam sein. Besonders dann, wenn es sich immer um dieselben Tage handelt, an welchen man diese Funktion von Hand aktivieren muss.
Oultook & Out-of-Office bei unregelmässiger Arbeit
Meistens pflegt man ohnehin schon seinen Outlook Kalender, damit Team-Kollegen und -Kolleginnen sehen können an welchen Tagen man arbeitet und an welchen man abwesend ist. Da diese Information in unserem Fall bereits im Outlook Kalender vorhanden ist, eignen sich diese Termine perfekt als Datengrundlage für einen Power Automate Flow.
Ein Flow ist nichts anderes als eine Reihe von Aktionen, welche ausgeführt werden, nachdem der Flow getriggert (zu Deutsch: ausgelöst) wurde. Jeder Microsoft 365 Benutzer, der eine aktive Power Automate Lizenz besitzt, kann unter https://make.powerautomate.com selbst einen Flow erstellen.
Out-of-Office bei unregelmässiger Arbeit – so wirds gemacht!
Als Trigger (also Auslöser) benutzen wir „When an upcoming event is starting soon (V3)” und wählen denjenigen Kalender aus, in welchem die Termine für die Arbeitszeit eingetragen sind.
Power Automate prüft dann alle paar Minuten, ob gleich ein Ereignis in diesem Kalender beginnt. Als nächster Schritt bauen wir eine sogenannte „Condition“ (eine Bedingung) ein. Hierbei wird geprüft, ob das Ereignis bestimmte Kriterien erfüllt.
In diesem Fall wird nur dann etwas ausgeführt, wenn der Betreff des Termins entweder „Ferien“ oder „Teilzeit“ enthält. Natürlich wäre es auch möglich andere Eigenschaften wie z.B. verschiedene Kategorien abzufragen.
Ferien oder Teilzeit Termine triggern
Zum Schluss müssen wir nur noch angeben, was passieren soll, wenn die „Condition“ wahr (True) ist. In einem Fall, wo es sich um einen Teilzeit- oder einen Ferientermin handelt, sollen die automatischen Antworten aktiviert werden. Mit Power Automate ist es möglich auch die Start- und Endzeit der Termine auszulesen. Deshalb können wir den Flow so bauen, dass die automatischen Antworten nur für eine bestimmte Zeit aktiviert und danach wieder automatisch deaktiviert werden.
Wenn es in Outlook einen Termin gibt, welcher in Kürze beginnt und „Ferien“ im Betreff enthält, dann werden die automatischen Antworten automatisch aktiviert.
In Outlook sehen wir, dass die automatischen Antworten für die Dauer des Termins geplant wurden.
Bonus Tipp für unregelmässige Out-of-Office Nachrichten
Üblicherweise gibt man in den automatischen Antworten auch an, per wann man wieder erreichbar ist. Wenn im Kalender anhand von den Terminen sichergestellt wird, dass man nach Ende eines Ferien oder Teilzeit Termins auch wieder verfügbar ist, können wir dies auch gleich in den Text der automatischen Antwort integrieren.
Wenn Sie beispielsweise immer am Montag und Dienstag nicht arbeiten, dürfen Sie die Termine nicht einzeln erfassen, sondern nur einen Eintrag für die gesamte Dauer erstellen. Ansonsten würde im Text der automatischen Antwort stehen, dass Sie ab Dienstag wieder verfügbar sind, auch wenn am Dienstag nochmals ein Teilzeit- oder Ferientermin folgt.
Um dies abzubilden, initialisieren wir gleich nach dem Flow Trigger ein paar Variablen.
Danach ermitteln wir mit folgender Formel die Nummer des Wochentags an welchem der Termin endet.
Hierbei ist zu beachten dass Sonntag 0 ist und Montag 1. Formel: dayOfWeek(triggerOutputs()?[‚body/end‘])
Mit einer einfachen „Condition“ prüfen wir dann, ob es sich beim Enddatum um einen Freitag handelt. Wenn dies der Fall ist, rechnen wir dem Enddatum 3 Tage hinzu.
Formel: addDays(triggerOutputs()?[‚body/end‘],3)
An jedem anderen Wochentag rechnen wir nur einen Tag dazu.
Formel: addDays(triggerOutputs()?[‚body/end‘],1)
Zum Schluss formatieren wir den Zeitstempel der Variable „ReturnToWorkDateFriendly“ in ein leserliches Datumsformat. Dies geschieht durch folgende Formel.
Formel: formatDateTime(variables(‚ReturnToWorkDate‘),‘dd.MM.yyyy‚)
Der Rest des Flows bleibt gleich, mit der Ausnahme, dass die Variable im Text eingefügt wird.
Wenn in Outlook ein Termin für Teilzeit erstellt wird, welcher von Donnerstag bis Freitag dauert, aktiviert Power Automate nun komplett autonom die automatischen Antworten bis Freitag, schreibt aber im Text, dass man erst ab Montag wieder erreichbar ist.
Wenn der Teilzeit Termin an einem Tag zwischen Montag und Donnerstag endet, steht im Text jeweils der nächste Tag als Datum der Rückkehr.
Fazit
Mit Power Automate ist es möglich, repetitive Arbeiten ganz einfach zu automatisieren, ohne dabei grosse Programmierkenntnisse zu besitzen. Aufgaben wie das Setzen von automatischen Antworten mögen vielleicht unbedeutend erscheinen, wenn man sich aber dazu entscheidet, viele dieser kleinen Aufgaben zu automatisieren, kann man schlussendlich viel Zeit sparen.
