EasyDirectory Telefonbuch für Teams

Seit 2018 bieten wir das Telefonieren ins öffentliche Telefon-Netz mit Microsoft Teams. Viele Fragen wurden uns rund um die Teams Telefonie gestellt. Viele konnten wir stets direkt beantworten, eine Frage blieb jedoch oft unbeantwortet:

«Kann ich in Microsoft Teams ein zentrales Telefonbuch nutzen, um Kontakte wie Kunden, Lieferanten, Kolleginnen, Kollegen direkt in Teams zu finden, wenn ich telefonieren möchte?»

Es freut uns, Ihnen mitzuteilen, dass dies nun endlich möglich ist. Wir bieten ab sofort unsere neue Teams App, das Easy Directory Telefonbuch, im Microsoft Teams Store, zum Kauf an.

Mit Easy Directory erhalten Sie Zugriff auf alle Ihre Geschäftskontakte an einem Ort. Integrieren Sie Ihre persönlichen Kontakte aus Outlook, Kontakte aus Shared Mailboxen, sowie Unternehmenskontakte aus Ihrem Azure Active Directory (AAD). Integrieren Sie auch Kontakte aus einem Drittsystem (ERP/CRM).

Die Herausforderung

Sie kennen die Herausforderung; Sie sind unterwegs oder im Homeoffice, der Zugriff auf Ihre Adress-Datenbank oder Ihr Kundensystem (CRM/ERP) ist nicht möglich, respektive nur via VPN oder via Geschäftsnotebook erlaubt. Der Kontakt fehlt Ihnen in Outlook. Er wurde nicht erfasst oder Sie haben auf Ihrem iPhone/Android keine Geschäftskontakte.

Mit Easy Directory haben sie die Möglichkeit, schnell und einfach alle ihre Geschäftskontakte, Kollegen/Kolleginnen und auch Ihre persönlichen Kontakte in Microsoft Teams zu finden. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie auf dem PC oder Mac arbeiten, im Browser oder auf dem Mobilgerät. Mit Easy Directory greifen Sie von überall auf ihre Kontakte zu, auch ohne dass Sie direkten Zugriff auf Ihre Adresskartei oder Ihr Kundenverwaltungssystem haben. Mit einem Klick können Sie Telefonate führen, Chatten, eine E-Mail lancieren oder eine Adresse auf Google Maps nachschauen.

Wie funktioniert das Easy Directory Telefonbuch für Teams?

Lassen Sie sich Easy Directory einfach im Video erklären.

Für schematische Aufbau sieht wie folgt aus:

In der Standardversion,

stehen Ihnen drei Arten Quellen zur Verfügung:

Ihre persönlichen Kontakte aus Outlook (Zugriff via MS Graph)
Alle Mitarbeiter Im Unternehmen (Azure AD/Microsoft 365 Benutzer)
Kontakte aus geteilten Postfächern (Shared Mailbox) in Exchange Online

Funktionen der erweiterten Version

Mit der erweiterten Version lässt sich Easy Directory um folgende Funktionen ergänzen:

Synchronisation von Drittquellen (ERP/CRM/Datenbank)
Custom Attributes aus Drittsystemen oder Azure AD

Diese Funktionen erklären wir Ihnen im Detail.

Synchronisation von Drittquellen

Mittels unserer Synchronisations-Engine lassen sich Kontakte aus externen Systemen (z.B. ERP, CRM, Datenbank, etc.) in ein geteiltes Postfach synchronisieren. Diese Shared Mailbox kann anschliessend in Easy Directory angehängt werden, wodurch die Benutzer auch Kontakte aus Drittsystemen verwenden kann.

Custom Attribute aus Drittsystemen oder Azure AD

Natürlich besteht auch die Möglichkeit, dass sogenannte «Custom Attributes» in Easy Directory integriert werden. Dies können Attribute wie «Mitarbeiternummer» oder sonstige Mitarbeitermerkmale sein. Gleiches gilt für CRM/Kundensysteme – auch dort können bis zu 10 zusätzliche Attribute integriert werden (bspw. Kundennummer, verantwortlicher Verkäufer usw.). Diese Attribute lassen sich mit einem einfachen Klick auf die entsprechende Kontakt-Card anzeigen.

Alle Funktionen von Easy Directory erklärt

Folgende Grafik zeigt alle Funktionen von Easy Directory auf einen Blick. Ausserdem, mit einem Klick auf die Kontaktkarte lassen sich alle Informationen einen Kontaktes anzeigen.

Zugriff auf Ihre Favoriten

Definieren Sie Kontakte, die Sie häufig nutzen, als Favoriten in Teams Easy Directory. Beim Start von Easy Directory werden diese immer direkt angezeigt.

Synchronisieren von Kontakten

Synchronisieren Sie Kontakte aus verschiedenen Quellen direkt in Ihren persönlichen Outlook Kontaktordner. Dadurch stehen die Kontakte auch in Ihrem Outlook vollständig zur Verfügung. Ein positiver Nebeneffekt der Synchronisation ist, dass Teams bei eingehenden Telefonanrufen die Anrufer, welche sich im Kontaktordner des Benutzers befinden, erkennt (nur mit Exchange Online). Die synchronisierten Kontakte werden in Outlook stets aktuell gehalten.

Wichtig gilt es zu beachten, dass die Synchronisation ausschliesslich Kontakte von der Kontaktquelle nach Outlook synchronisieren kann und sich nicht Outlook Kontakte in andere Systeme synchronisieren lassen.

Quick Actions

Sehen Sie die Teams «Presence» sowie das Benutzerfoto bei internen Microsoft 365 Kontakten. Starten Sie direkt einen Teams Anruf, einen Videoanruf oder einen Chat. Haben Sie die externe Teams Telefonie aktiviert, lässt sich mit einem simplen Klick auf die Telefonnummern ein Call lancieren. Initiieren Sie das Verfassen einer E-Mail ebenfalls mit lediglich einem Klick auf die E-Mail-Adresse.

Kontaktinformationen kopieren & mehr

Kopieren Sie Kontaktinformation mit einem einzigen Klick und fügen Sie diese in anderen Applikationen ein.
Suchen Sie Kontakte mit Hilfe von Freitext Eingaben.

Die detaillierte Beschreibung aller Funktionen finden Sie in der App Tour.

Voraussetzungen für das Easy Directory Teams Telefonbuch

Im Wesen benötigen Sie folgende Voraussetzungen:

Microsoft Teams
Exchange Online
Optimalerweise verfügen Sie auch über Teams Telefonie

Für die Installation benötigen Sie die Unterstützung eines Global Admins, d.h. Ihr IT-Administrator muss den Zugriff für das Easy Directory Teams Telefonbuch erteilen, damit die App auf Azure AD Kontakte zugreifen kann. Ausserdem obliegt es dem Teams-Administrator, die App via Permission Policy zu erlauben und mittels Setup Policy an die entsprechenden Mitarbeiter im Unternehmen zu verteilen.

Wie installiere ich die EasyDirectory App?

Die App wird direkt über den Microsoft Teams Store angeboten. Dadurch haben sie die Möglichkeit, die App direkt in Teams oder via Teams Admin Center zu installieren. Detaillierte Informationen zur Installation befinden sich im Installation Guide.

Sie haben die Möglichkeit das Easy Directory Teams Telefonbuch während 30 Tagen kostenlos zu testen. Der anschliessende Kauf des Abonnements und die Abrechnung erfolgen direkt über Microsoft und sind in der Easy Directory Dokumentation detailliert beschrieben. Die Lizenzierung erfolgt «Concurrent». Dies bedeutet, dass nicht in jedem Fall alle Benutzer lizenziert werden müssen, sondern gemessen wird, wie viele parallel aktiv sind. Bezieht ein Benutzer eine Lizenz (dadurch, dass er die App benutzt), dann ist die Lizenz für 30 Tage für diesen Benutzer gebucht. Nutzt er die App nicht mehr, so wird die beanspruchte Lizenz nach 30 Tagen wieder freigegeben. In den FAQs wird dieses Thema genauer erläutert.

Compliance und Datenschutz

Die Daten und Kontakte verbleiben immer in Ihrem Exchange Online und verlassen somit Ihren Tenant nie. Dies bedeutet, dass wir keine Kontaktdaten speichern, sondern nur die App Logik zur Verfügung stellen.

Um ordnungsgemäß zu funktionieren, benötigt Easy Directory die folgenden Microsoft Graph-Berechtigungen:

Contacts.Read
User.Read.All
Presence.Read.All
Contacts.ReadWrite
Contacts.Read.Shared
MailboxSettings.Read

Die Easy Directory Webservices werden in Rechenzentren von Microsoft betrieben (Western Europe, Niederlande).

Weitere Informationen zu Compliance und Datenschutz finden Sie in der Dokumentation.

Haben wir ihr Interesse geweckt?

Ohne Teams Easy Directory verlieren Mitarbeiter wertvolle Zeit bei der Suche nach Kontakten, die aus verschiedenen Quellen stammen. Mit Easy Directory finden Sie diese einfach und zentral in allen Teams-Clients (Desktop, Mobile und Web). Gewinnen Sie Zeit, die sie für andere Aufgaben nutzen können.

Testen Sie das innovative Telefonbuch für Microsoft Teams während 30 Tagen kostenlos und lassen Sie sich davon überzeugen.

Alle Informationen rund um Easy Directory finden Sie auf unserer Produktseite: https://twincapfirst.ch/easydirectory

Dokumentation: https://docs.easydirectory.app
FAQ: https://docs.easydirectory.app/troubleshooting/faq

Falls Sie mehr Infos benötigen oder Fragen zur App haben, so buchen Sie direkt ein Teams Meeting mit unserem Berater