Easy Directory How-To Serie: Integration von Unternehmenskontakten in Microsoft Teams

Im letzen Blogbeitrag (zum Beitrag) haben wir euch die zahlreichen neuen Funktionen von Easy Directory vorgestellt. Nun starten wir eine neue Videoserie, mit welcher wir die einzelnen Funktionen und deren Konfiguration vorstellen. Den Anfang machen wir mit „Integration von Unternehmenskontakten in Microsoft Teams“.

Als innovatives Technologie-Unternehmen sind wir selbstverständlich stets am Puls der Zeit. Getreu unserer innovativen DNA freut es uns, euch mit dem Start der Videoreihe auch gleich unsere neuen AI-Avatare Sophia und Mike vorzustellen, welche euch durch Videoserie begleiten werden.

Häufig stellt die Kontaktverwaltung in Unternehmen eine Herausforderung dar. Entweder verlieren Mitarbeiter wertvolle Zeit bei der Suche nach Kontakten in den verschiedenen Systemen (z.B. im CRM, ERP, einer Excelliste) oder Kontakte werden mit Kolleginnen und Kollegen via Teams oder E-Mail geteilt, wenn sie diese gerade benötigen. An diesem Punkt setzten wir mit Easy Directory an und bieten die Möglichkeit, Kontakte aus diesen zahlreichen unterschiedlichen Systemen in Microsoft Teams, ihrem vermutlich häuftgst genutzten Kollaborationstool, zugänglich und organisierbar zu machen.

Was es dazu braucht, erklären wir euch heute.

Wozu Shared Mailboxen?

Shared Mailboxen bieten bereits von Haus aus eine standardisierte und robuste Kontaktliste, welche sich auf Wunsch mit zusätzlichen Attributen erweitern lässt. Dadurch ist es nicht notwendig, eine eigene Kontaktdatenbank erstellen zu müssen, sondern es kann sich beruhigt auf eine Microsoft Technologie verlassen werden, welche die meisten bereits von den persönlichen Outlook-Kontakten her kennen. Ob eine oder mehrere geteilte Postfächer verwendet werden ist abhängig vom spezifischen Business Case.

Durch diesen Ansatz verlassen die Kontaktinformationen ihren Tenant nicht und die Zugriffe auf die Kontakte der Mailbox lassen sich ebenfalls über die bewährten Exchange Online Konfigurationsmöglichkeiten steuern. Die korrekte Vergabe von Zugriffsberechtigung ist auch für die Anzeige in Easy Directory wichtig, da ein Benutzer die Mailbox nur anzeigen kann, wenn er auch darauf berechtigt wurde.

Wie werden die Kontakte in Shared Mailboxen synchronisiert?

Nachdem wir über den Container für die kombinierten Unternehmenskontakte gesprochen haben, stellt sich die Frage, wie die Kontakte in die Shared Mailbox(en) kommen. Grundsätzlich lassen sich Kontakte mit einer breiten Palette von Tools in Shared Mailboxen importieren, doch sollte darauf geachtet werden, dass bei künftigen Aktualisierungen von Kontaktmetadaten dieser nur aktualisiert und nicht gelöscht und neu erstellt wird, da dadurch wichtige Funktionalität verloren gehen würde.

Diesbezüglich bieten wir mit Office 365 Kontaktsynch eine bewährte Lösung, um Kontakte aus einem beliebigen Quellsystem sicher und automatisiert in geteilte Postfächer zu synchronisieren. Zusätzlich ist es damit möglich, den Kontakten zusätzliche eigene Attribute hinzuzufügen.

Kontakte aus Shared Mailboxen in Easy Directory anzeigen

Sind die Shared Mailboxen vorbereitet, steht der Integration in Easy Directory nichts mehr im Weg.

Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

1) Shared Mailbox individuell hinzufügen: Jeder Benutzer kann Shared Mailboxen (auf die er berechtigt ist) selbständig hinzufügen. Dazu navigiert man auf die Setting-Seite, fügt die E-Mail-Adresse des geteilten Postfachs hinzu und klickt auf „Speichern“. Schon ist die Shared Mailbox hinzugefügt.

2) Shared Mailbox mit Policies verteilen: Häuft stellt sich die Anforderung, dass beispielsweise die Kontakte eines globalen geteilten Postfachs allen oder ein abteilungs- oder gruppenspezifisches Postfach den entsprechenden Easy Directory Benutzern zur Verfügung gestellt wird. Da ein manuelles Hinzufügen bei jedem einzelnen Benutzer eine aufwändige Aufgabe wäre, bietet Easy Directory die Möglichkeit, diese Postfächer über Policies zu verteilen.

Hinweis: Aktuell erfolgt die Einrichtung der Policies noch über unseren Support. Doch schon bald werden Administratoren dies selbständig erledigen können (stay tuned).

Es freut uns, mit Easy Directory ein zentrales Telefonbuch für Microsoft Teams anbieten zu können und damit Kontakte wie (potentielle) Kunden, Lieferanten, Kolleginnen und Kollegen aus zahlreichen Systemen (Outlook, Entra ID (ehemals Azure AD), CRM, ERP, etc.) direkt ein einer Oberfläche zugänglich und organisierbar zu machen.

Mit Easy Directory bringen wir effizientes Kontaktmanagement in Microsoft Teams.
Bleibt gespannt auf weitere Updates, wir haben noch viel vor!